Situation fonctionnelle :

Service : Rétention (Centre de Rétention Administrative)

Supérieur hiérarchique : Direction de l’association ou en son absence Direction adjointe

Principales relations fonctionnelles :

• Relations internes : tous les services de l'association
• Relations externes : Administration du CRA de Pamandzi, tous partenaires du secteur médico-social, toute administration ou juridiction concernée par le droit des étrangers, la demande d'asile, la justice, tous services hospitaliers et de soins, police, Préfecture. 

Mandat de la fonction :

En tant que garant du fonctionnement opérationnel du service ainsi que de la conformité des activités au regard des conventions :

• Assurer la coordination opérationnelle des activités, ainsi que les relations avec l’administration et les services partenaires
• Assurer l’articulation quotidienne et les interactions entre le Commandement du CRA et le service
• Animer et encadrer le personnel salarié affecté au service (7 ETP à la date du recrutement)
• Veiller à la bonne mise en œuvre des missions du service en conformité avec le cahier des charges
• Développer et mettre en œuvre les procédures opérationnelles, administratives et techniques
• Identifier et analyser les besoins des personnes accompagnées et élaborer des propositions afin d’y adapter la prise en charge 
• Contribuer à l’élaboration et au développement des missions du services 

Volet juridique et social :

• En lien avec l’équipe, les instances juridictionnelles et les partenaires extérieurs, évaluer la situation des personnes dans leur globalité : suivi de la situation administrative, sociale, juridique, personnelle et familiale, etc.
• Conseiller et accompagner les bénéficiaires sur les démarches et orientations vers les différents acteurs
• Aider dans la rédaction de recours gracieux et contentieux, ainsi que dans la demande d’asile
• Communiquer toute information éclairante aux autres membres de l’équipe, apporter une vigilance particulière sur le secret partagé 

Volet animation/gestion d’équipe :

• S’assurer de l’adaptation des emplois et des compétences et participer au recrutement des salariés du service
• Mobiliser le personnel salarié en l’associant à l’élaboration et à la mise en œuvre du projet d’établissement
• Organiser les temps de travail, élaborer et suivre les plannings
• Programmer et animer les réunions de coordination de l’équipe
• Recueillir les attentes et besoins en formation
• Veiller à l’application du règlement intérieur et assurer la responsabilité disciplinaire des salariés
• Mettre en œuvre le dispositif d’évaluation du personnel 

Volet qualité : 

• Veiller à la qualité de l’organisation et des modes de prise en charge (respect des Conventions, respect des échéances, qualité des rapports et communications externes, coordination partenariale)
• En lien avec le responsable Qualité ; développer et mettre en œuvre les outils et méthodes d’évaluation et d’amélioration de la qualité des prestations 
• Tenir à jour les procédures de fonctionnement et d’organisation du service
• Assurer une veille documentaire spécifique, suivre les évolutions réglementaires du droit d'asile, ainsi que du droit des étrangers 
• Contribuer à la construction/formalisation d’outils de travail (plannings, guides, plaquettes, modèles, etc) 
• Mettre en œuvre si nécessaire des séminaires et temps de formation pour l’équipe du service (accompagnement au récit, accompagnement au recours, procédures, etc) 

Volet suivi et reporting :

• Assurer le monitoring et le recueil des indicateurs/suivi d’activité du service
• Participer aux reporting bimensuels de la direction (Comité d’Encadrement)
• Participer à la production de documents de synthèse et de capitalisation 
• Contribuer à la rédaction des rapports d’activités, des bilans et des documents et supports de plaidoyer 

Partenariats : 

• Développer les liens existants avec les partenaires
• Développer des actions de partenariat adaptées aux besoins des personnes accueillies
• Participer aux réunions et groupes de travail en lien avec l’activité
• Représenter l’institution dans le cadre de son mandat 

Localisation du poste :

• Service et poste basé au sein des locaux du CRA de PAMANDZI (Petite Terre)
• Déplacements (réunions, point avec la Direction) réguliers au siège de l’association à Mamoudzou
• Autres déplacements ponctuels possibles (rencontres partenaires, Tribunal…) 

Contraintes spécifiques liées au poste :

• Travail et astreintes à assurer régulièrement le dimanche et les jours fériés, selon un planning de service pré établi et partagé