Situation fonctionnelle :
Service de rattachement : Direction
Supérieur hiérarchique : Direction
Sur l’aspect paie : en lien direct avec le service en charge de la paie

Principales relations fonctionnelles :

• Relations internes : tous les services de l'association
• Relations externes : partenaires institutionnels et associatif

A. Missions administratives générales

• Accueillir physiquement les personnes de l’extérieur, les partenaires et les financeurs
• Mettre en forme, suivre et gérer le courrier départ et arrivée, tant le courrier postal qu’électronique
• Planifier et organiser des réunions, rédiger et mettre en forme les comptes rendus
• Mettre en forme des documents, monter des dossiers, organiser le classement et l’archivage des documents
• Organiser les commandes de matériels et de fournitures du service
• Assurer une veille informatique
• Apporter un appui et une contribution à la gestion du quotidien de la Direction

B. Gestion Ressources Humaines

• B1. Paie

• - Collecte des informations pour établir les fiches de paie mensuelles
• Transmission mensuelle des dossiers pour la paie (nouvelle embauche, DPAE, contrat, AM, AT, CP, CSS, MAT, divers)
• Transmission du tableau de pointage
• Attestation pour les arrêts maladies, maternité

• B2. Recrutement

• Organisation et suivi des procédures de recrutement (publication des offres de poste)
• Classement des dossiers de candidatures (première analyse et tri des dossiers)
• Constitution des documents administratifs nécessaires à l’embauche (pièces d’identité, numéro de sécurité sociale, justificatif d’adresse, RIB, casier judiciaire, diplômes)
• Traitement des Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
• Participation à l’accueil des nouveaux salariés

• B3. Gestion du personnel

• Gestion du temps de travail (en collaboration avec les chefs de service) : planning des heures
  supplémentaires, astreintes, travail du dimanche)
• Suivi administratif des Congés : planning de départ et retour des congés
• Gestion du dossier CSE (heures de délégation, archivage)
• Déclaration pour les Accidents de Travail et Attestation de salaire
• Déclaration pour Maladie Professionnelle et Attestation de salaire
• Suivi des visites médicales du personnel en lien avec MEDETRAM
• Suivi des dossiers des apprentis

• C. Missions comptables
  Facturation

• Réceptionner et classer les factures
• Tenir à jour la remontée des factures des services
• Opérer le traitement de la facturation avec les outils adaptés et en lien avec le service
  Comptabilité ; soumettre les factures au paiement